关于报送建设工程电子文件档案的通知

泰建规〔2011〕2号

各有关单位：

　　为全面提升城建档案现代化管理水平，充分满足社会对城建档案利用的需求，更好地服务于城市建设和发展，根据国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》、住建部《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》、《建设电子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T117-2007)，以及《江苏省城建档案信息化建设纲要（2008-2015）》等文件的要求，结合我市城建档案工作实际，经研究决定，今后向城建档案馆报送的建设工程竣工档案，除报送纸质档案、声像档案外，必须同期报送符合质量要求的电子文件档案。

　　各建设单位要切实按照《建设电子文件与电子档案管理规范》等有关规定的要求，指定具有城建档案从业资质的专业人员做好建设工程电子文件的收集、整理、归档工作，保证建设工程电子文件(档案)的真实、准确、完整和有效。

　　各市城建档案馆要加强对建设工程电子文件的收集、整理、归档工作进行监督、检查、指导和预验收，组织开展对相关人员的业务培训，同时应配置相应的管理软件和设备，用以接收、检验、管理、利用、统计电子档案，并根据有关规定的要求和软件、设备、网络环境等实际情况，制定建设工程电子文件档案报送的具体实施细则。

　　附件：建设工程电子文件档案报送的基本程序和要求

二〇一一年十二月二十一日

附件：

建设工程电子文件档案报送的基本程序和要求

　　一、收集前的准备

　　1．建设单位应指定具有城建档案从业资质的专业人员做好纸质档案、电子档案的收集、整理、移交工作。

　　2．电子档案形成过程中应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性、完整性和有效性。

　　二、电子档案的收集

　　1．收集范围：与纸质档案相同。

　　2．电子档案的类型：可输出打印型电子文件，纸质文件扫描型电子文件，原件、有签字、盖章等证明性文件应扫描为彩色。

　　3．电子档案的格式：可输出打印型电子文件，纸质扫描型电子文件按JPEG格式保存。

　　三、电子档案的质量要求

纸质扫描型电子文件的质量

　　1．文件选用JPEG格式。

　　2．分辨率一般大于等于200DPI，彩色深度24位。

　　3．图像清晰、完整，无偏斜、失真。

　　4．扫描图像的排列顺序与档案原件一致。

　　5．对一份文件进行分区扫描的，应进行图像拼接处理。

　　6．竣工图必须加盖竣工图章后进行扫描、生成彩色JPEG

格式。

　　四、电子档案的整理

　　1．电子档案的整理：整理纸质档案和整理电子档案同步进行。应按照《建设工程文件归档规范》整理立卷，卷内档案按照排列顺序保存为一个PDF文件，并建立卷内电子文件目录。电子档案与纸质档案的内容要一致并相互对应。

　　2．电子档案的存贮：按“项目”、“工程”、“案卷”、“文件”的次序，分别建立相应的目录结构。

　　五、电子档案的移交

　　1．电子档案移交前，档案管理员要逐一检查电子文件，保证电子文件的真实、完整以及与纸质档案的相互对应关系。

　　2．应该填写纸质档案、电子档案移交清单，供城建档案馆验收,并有利于编制进入城建档案管理系统。

　　3．电子档案的移交应由建设单位具有城建档案管理员资质的专职人员办理移交手续。

　　4．电子档案采用光盘为归档载体，一式二份，城建档案馆与建设单位各保存一份。移交的电子档案必须附带《电子文件目录》、《建设工程电子档案基本信息表》、《建设工程电子档案移交清单》 归档载体应做防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层。

　　5．移交的纸质档案和电子档案经城建档案馆验收合格后，由城建档案馆出具档案接收证明书。

　　六、电子档案的保管

　　1．电子档案与纸质档案同时入库。

　　2．采用城建档案管理系统软件管理电子档案。

　　3．电子档案应纳入城建档案馆备份计划，保证电子档案永久保存。